Les documents transactionnels en entreprise

Les entreprises éditent de nombreuses pièces transactionnelles chaque année. Ces documents servent à formaliser, à acter et à tracer les diverses transactions avec les clients, les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux. Les documents transactionnels en entreprise sont alors d’une grande importance.

Qu’est-ce qu’un document transactionnel ?

Un document transactionnel est un support ou un acte, papier ou sous format numérique, qui comporte les modalités financières ou juridiques d’un échange entre une entreprise et sa clientèle ou ses divers interlocuteurs d’affaires. Sa rédaction et sa production incombent à votre entreprise ou à vos partenaires à l’issue d’une transaction.

On y trouve les références de l’échange telles que la date, l’objet, l’identifiant du document, l’expéditeur, le destinataire, les signataires ainsi que leurs titres et qualités respectifs. En cas de contestation ou de non-respect d’engagement d’une ou des clauses qui y figurent par un client ou un fournisseur, vous êtes à même d’intenter des actions en justice avec comme pièce à conviction le document transactionnel établi.

Ce document professionnel très sensible possède des indices originaux, parfois discrets, connus de l’émetteur, afin de rendre difficiles, voire impossibles, leur reproduction partielle ou complète, leur falsification ou leur contrefaction.

En raison de leur grande importance dans l’organisation des activités dans une entreprise, les documents transactionnels doivent être conservés dans des archives bien protégées.

Quelle procédure pour l’impression des documents transactionnels ?

La personnalisation des documents transactionnels par des caractéristiques matérielles (format, support, technologie de sécurisation) peut contribuer à la communication et au marketing de votre entreprise. Elle peut polariser l’attention de vos divers interlocuteurs d’affaires et peser lourd dans la balance concurrentielle de votre niche d’activité. Ainsi, la production de ces documents nécessite beaucoup d’attention et de minutie pour préserver leur intégrité, leur authenticité et leur unicité. Faire appel à un professionnel est bénéfique.

Production des documents transactionnels, pourquoi faire appel aux experts ?

Les technologies de sécurisation demeurent l’apanage des professionnels, comme Pierre Bourquin, qui ont l’expertise, l’expérience et les équipements adéquats pour créer des documents transactionnels. Ils maîtrisent également les techniques de reproduction en masse nécessaires à l’impression de ces documents en grande quantité.

Le recours à un professionnel de l’éditique vous permet de recevoir des conseils et des orientations dans le choix du format, du modèle et de la technologie de sécurité et de traçabilité qui conviennent le mieux à vos documents.

L’expertise du spécialiste vous permet d’obtenir des imprimés lisibles et uniformes en termes de contraste, de colorimétrie, d’alignement des en-têtes et des perforations. Également, en cas de variabilité des données ou des séquences, vous évitez les risques de saut ou de doublon.

Les impressions transactionnelles professionnelles constituent un gage de sécurité pour vos documents en raison de la supervision méticuleuse dont elles bénéficient durant tout le processus de reprographie. De plus, elles garantissent l’authenticité et l’intégrité de vos documents en raison de la nature de la technologie de sécurisation adoptée (sécurité intégrée dans le papier ou sécurité imprimée et ajoutée).

Enfin, votre entreprise se dégage d’une charge de travail supplémentaire et ses performances et son rythme de travail se stabilisent ou augmentent.

Les étapes de la production des documents transactionnels de masse

La procédure et les techniques d’impression proprement dites de ces documents dépendent du format, du support et d’autres propriétés. La chaîne d’impression de ces documents est composée de différentes étapes :

• la pré-impression (la conception ou la réalisation du prototype à reproduire en masse),
• la reprographie ou l’impression proprement dite,
• la post-impression (le façonnage ou la personnalisation matérielle, la mise sous enveloppes ou encore le colisage),
• l’expédition vers l’entreprise pour utilisation.

Tout ce processus comporte des tâches manuelles pour certaines et automatisées pour d’autres, par le fait que quelques documents comportent des zones réservées. Ces zones existent pour que des informations y soient renseignées de façon manuscrite.

Leur tirage s’effectue avec des imprimantes impact, laser ou jet d’encre. Certains documents sont tirés sur des feuillets A4 ou des liasses pré imprimées, des liasses autocopiantes individuelles ou en continu, des carnets ou des étiquettes. D’autres portent des étiquettes ou sont pré-codifiés.

En matière de techniques supplémentaires du processus d’impression, certains documents peuvent être imprimés sur des supports fins ou épais, adhésifs ou non, avec des encres ordinaires ou spécifiques avec un séchage naturel ou UV. Ils possèdent parfois des bords perdus, des trous de classement, des perforations spéciales, des numérotations simples ou complexes, des codifications complexes.

Les types de documents transactionnels

Les documents de transaction existent en diverses catégories selon la taille de l’entreprise, le volume de ses activités et surtout le type d’activités qu’elle effectue. Il s’agit en général des documents :

• commerciaux,
• comptables,
• bancaires,
• fiscaux,
• juridiques,
• liés aux salaires.

Au nombre de ces documents, certains sont fréquemment utilisés lors des opérations commerciales.

Le bulletin de salaire / la fiche de paie

Les employés d’une entreprise réalisent une forme de transaction lorsqu’ils mettent leurs temps et compétences au service de celle-ci et perçoivent à une périodicité régulière des émoluments en contrepartie. Le bulletin de salaire sert dans ce cadre de document de transaction. Votre entreprise le délivre au travailleur comme preuve du paiement effectif du salaire. L’identité de l’employé y figure de même que le type de prestations fournies et le montant perçu.

Le bon de commande

Un bon de commande est le document envoyé par le client au fournisseur pour exprimer les biens ou services qu’il veut acquérir auprès de ce dernier. Le client y énumère les détails de ses besoins tels que la quantité, la marque, le lieu et la date de la livraison.

Le fournisseur, dès réception, communique au client les modalités (prix, date de livraison, mode de livraison, mode de paiement) de la transaction éventuelle. Il sert de référence au fournisseur pour servir avec exactitude les biens ou services demandés par le client. Votre entreprise peut y recourir pour relancer un réapprovisionnement de stock auprès d’un de ses fournisseurs habituels.

Le bon de livraison

Le fournisseur l’établit et le transmet au client lors de la livraison de la commande. Il diffère du bon de commande par le fait qu’il entérine la transaction. Ce document permet au client de faire une vérification de conformité et d’exactitude entre les articles livrés et sa commande. C’est l’occasion pour lui de noter les écarts, les oublis ou les dommages éventuels sur les articles réellement livrés.

Les CMR transport (ou CMR bons de transport)

Le Contrat de transport de Marchandises par Route encore appelée « lettre de voiture » est également une pièce transactionnelle qui réunit 3 parties :

• un fournisseur (expéditeur),
• un client (destinataire),
• un transporteur de marchandises (une entreprise spécialisée).

L’entreprise en charge du transport des marchandises le rédige et le fournit aux autres signataires. Cette pièce favorise le transport en toute sécurité et la livraison sans dommage ou retard des marchandises entre un fournisseur et client par l’intermédiaire d’une entreprise ou un service de livraison dédié.

Le devis et la facture

Le devis est un document transactionnel élaboré par le fournisseur à l’intention du client. Il est l’aboutissement logique de la quête de renseignement du client auprès d’un ou de différents fournisseurs sur un service ou un bien qu’il envisage d’acheter. Le fournisseur y mentionne les informations nécessaires (caractéristiques et prix) sur ses offres, de même que les règles générales de la transaction. Pour un même service ou besoin, les clients en reçoivent plusieurs qu’ils comparent, apprécient et choisissent le plus optimal en termes de rapport qualité/prix.

La facture d’achat ou de vente représente un document de référence lorsque la transaction proprement dite a lieu. Votre entreprise l’obtient d’un fournisseur ou l’adresse à un client pour spécifier les quantités de biens ou les types de services, les coûts et les modalités de règlement de la transaction. On y renseigne les informations générales sur le fournisseur et le client et les informations spécifiques à la transaction commerciale. Elle fait office de preuve de la transaction durable grâce aux archives.