L’avenir de l’entreprise est la dématérialisation

Dans une entreprise, la dématérialisation consiste à remplacer des supports d’information matériels par des fichiers informatiques. Cette solution présente de nombreux avantages, car elle est à la fois économique et écologique. Les factures fournisseur et client ainsi que les bulletins de paie font partie des documents les plus dématérialisés. Ce processus n’est pas obligatoire pour l’instant. Quelques obligations légales doivent toutefois être respectées. Des outils comme la signature électronique sont également nécessaires pour garantir l’authenticité des documents dématérialisés. Cet article vous explique en quoi la dématérialisation est ainsi l’avenir de l’entreprise.

Le processus de dématérialisation des factures fournisseur

Vous pouvez vous informer en ligne sur tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de factures fournisseurs si cette solution intéresse votre entreprise. D’une manière générale, ce processus consiste à traiter l’ensemble des factures fournisseur sous forme numérique. En d’autres termes, celles-ci seront intégrées dans un workflow dématérialisé, quel que soit leur format. Cette dématérialisation concerne toutes les étapes, notamment la validation, l’enregistrement et le paiement de ce genre de facture. Elle peut prendre différentes formes et se concrétise de diverses manières.

Les différentes sortes de dématérialisation de factures fournisseur

La dématérialisation des factures fournisseur peut être réalisée selon divers niveaux de numérisation.

La dématérialisation simple

Le cas échéant, vous scannez simplement vos factures existantes et les envoyez par mail par exemple. Bien que cette solution soit efficace pour éliminer les versions en papier, elle s’avère chronophage et source d’erreurs potentielles.

Le traitement via la technique OCR

La technique OCR ou Reconnaissance optique de caractères consiste à lire ou à saisir des textes à partir de fichiers au format PDF ou JPEG. Les informations seront ensuite converties en un document au format numérique modifiable, consultable et compatible avec les logiciels de comptabilité.

La dématérialisation complète

Le fournisseur vous transmet ici toutes les factures via un système d’EDI (Échange de données informatisé). Concrètement, celles-ci sont fournies électroniquement d’un ordinateur à un autre. Cette solution est la plus avantageuse, car elle permet également le traitement comptable ainsi que le paiement automatique de la facture.

Le procédé de dématérialisation des factures fournisseur

Dans ce processus de dématérialisation, vous avez le choix entre utiliser un logiciel standard ou opter pour une solution SaaS (Software as a service). Cette deuxième option fait référence à une solution logicielle applicative hébergée dans le cloud et exploitée par un tiers qu’on appelle fournisseur de service. Son avantage réside dans le fait que toutes les parties prenantes telles que les fournisseurs et la direction administrative et financière y ont accès.

Quoi qu’il en soit, nous vous conseillons de prendre en compte les critères suivants afin de réussir votre dématérialisation :

• le nombre de factures fournisseur à traiter,
• le nombre de fournisseurs concernés selon les services ou produits,
• l’outil comptable que vous utilisez,
• l’existence ou non d’un workflow dématérialisé au sein de votre société.

Si vous réussissez à faire de cette dématérialisation votre norme, vous profiterez de ses nombreux avantages. Vos factures fournisseur seront rapides à traiter, faciles d’accès et écologiques.

La dématérialisation du reste de vos factures

À part celles émises par les fournisseurs, les factures client font également partie des documents à dématérialiser dans une entreprise. Cette numérisation est-elle obligatoire ? Si oui, qu’en est-il de la réglementation ?

Ce que dit la loi sur la dématérialisation des factures

La dématérialisation simple n’est pas obligatoire. D’ailleurs, la version originale (le support papier) doit tout de même être conservée pour servir de justificatif fiscal. La facture électronique, c’est-à-dire celle créée puis transmise au destinataire de manière totalement numérisée, sera cependant obligatoire à partir de 2023. Dans ce cas, on parle de dématérialisation fiscale. Depuis le 1er janvier 2020, la facture électronique est obligatoire si vous proposez des services/biens aux organismes publics. Vous devez également accepter les factures électroniques transmises entre entreprises privées, quel que soit leur statut juridique.

La réglementation de la dématérialisation de factures

La dématérialisation de factures est régie par la Directive européenne 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010. Cette loi explique précisément le format et le contenu d’une facture électronique.

Le format d’une facture électronique

Aucun format spécifique n’est prévu, pourvu que la facture soit lisible (un humain devrait pouvoir la lire). Elle doit aussi être intègre (aucun changement ne doit avoir été apporté après son émission) et authentique (son émetteur doit être le fournisseur). Ces trois critères s’appliquent aussi bien à l’expéditeur de la facture électronique qu’à son destinataire.

Le contenu d’une facture électronique

En tant que document de comptabilité générale, une facture doit mentionner les informations suivantes :

• son numéro,
• sa date d’émission,
• l’identité du vendeur et de l’acheteur,
• les détails des services/produits facturés,
• les prix HT et TTC,
• le taux de TVA applicable,
• les éventuelles remises,
• les montants totaux HT et TTC.

D’autres mentions obligatoires doivent également y figurer, notamment les conditions de règlement.

La dématérialisation des fiches de paie de vos employés

Tout employeur a le droit de remettre des fiches de paie en version électronique depuis le 1er janvier 2017. Plusieurs entreprises optent pour cette solution, car cela leur permet de gagner du temps et de limiter les coûts. Elles réalisent en effet des économies sur l’encre, les impressions et l’archivage. En ce qui concerne l’employé, il a accès plus rapidement à son bulletin de salaire, ce qui facilite la conservation de ce document confidentiel. Voici les conditions de mise en œuvre de ce processus de dématérialisation.

Les mentions obligatoires que comportent les bulletins de salaire dématérialisés

Les fiches de paie dématérialisées doivent contenir l’identification de l’employeur, le nombre d’heures travaillées, les heures supplémentaires, les congés payés ainsi que le salaire. Les cotisations de prévoyance ou encore les éventuels prélèvements à la source doivent aussi y figurer.

Le droit d’opposition des salariés

L’employeur peut dématérialiser les fiches de paie, sauf si les employés s’y opposent. Pour que ceux-ci puissent exercer ce droit, l’entreprise doit les en informer au moment de l’embauche ou un mois avant le premier envoi des bulletins. Même si les salariés étaient au courant de cette intention de l’employeur, ils peuvent faire part de leur opposition à tout moment. Le cas échéant, celui-ci doit revenir à la version papier de la fiche de paie des employés concernés dans les plus brefs délais. Cela doit se faire au plus tard trois mois après la demande.

La durée de disponibilité des fiches de paie dématérialisées

Les fiches de paie dématérialisées sont disponibles pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne 75 ans. L’employeur doit conserver le double de ces bulletins pendant au moins cinq ans, que ce soit en version papier ou électronique.

L’accessibilité des bulletins de salaire dématérialisés

Les employés peuvent consulter leurs fiches de paie électroniques via le service en ligne de leur CPA (Compte personnel d’activité). Toutefois, la conservation de ces documents est assurée par l’employeur ou un prestataire choisi par celui-ci, et non par le CPA.

La signature électronique et les documents dématérialisés

La signature électronique constitue l’un des outils indispensables à la transition numérique d’une entreprise. Ce système garantit l’intégrité d’un document quelconque et en authentifie l’auteur. Il permet de gagner du temps, car l’authentification légale d’une signature manuscrite prend généralement des heures, voire plusieurs jours. La signature numérique constitue ainsi une idée judicieuse pour augmenter votre productivité.

La signature électronique présente également d’autres avantages, pour ne citer que la contribution de votre entreprise au développement durable. L’impression sur des feuilles de papier ainsi que l’utilisation d’encre n’auront plus lieu d’être. De plus, ce système réduit les déplacements. Une transaction financière est désormais possible depuis les quatre coins du globe.

Trois types de signatures électroniques existent. La signature électronique simple est celle dont le niveau de sécurité et d’identification du signataire est le plus bas. Puis, on retrouve la signature numérique avancée dont la validation requiert le téléchargement de la carte d’identité du signataire. Enfin, la signature électronique qualifiée est celle dont le niveau de sécurité et d’identification est le plus élevé. L’identité du signataire doit être prouvée par un certificat de signature électronique qualifiée.

Rappel sur les obligations liées à la dématérialisation

Si vous optez pour la dématérialisation de vos documents, vous devrez respecter certaines obligations légales.

Les obligations liées à la dématérialisation des factures

Bien que la dématérialisation des factures soit facultative pour le moment, leur acceptation est obligatoire dans le cadre d’une relation B2B. Quel que soit le type de dématérialisation choisi, votre entreprise doit insérer sur ces documents certaines mentions légales (date de la facture, identité du client…). Le client ou l’acheteur doit accepter au préalable la facturation électronique. Le format de la facture doit être sous PDF, EDI ou manuscrit. Les trois critères doivent être respectés, notamment l’authenticité, la bonne lisibilité et l’intégrité.

Les obligations liées à la dématérialisation des bulletins de paie

Les conditions de dématérialisation des fiches de paie sont actualisées depuis la loi Travail de 2017. L’employeur doit informer ses employés de la procédure de dématérialisation au moins un mois à l’avance. Un employé peut refuser la numérisation de sa fiche de paie. L’entreprise est tenue de garantir l’intégrité et la confidentialité des informations inscrites sur un bulletin de salaire en utilisant un coffre-fort électronique par exemple.

Elle doit indiquer à l’employé les techniques de transmission, d’identification des parties et d’obtention d’accusé de réception du document. Elle doit aussi l’informer de la durée et du lieu d’archivage de ce dernier. Le salarié doit pouvoir accéder facilement à ses fiches de paie électroniques pendant une durée de 50 ans ou jusqu’à ce qu’il ait 75 ans. Cela se fait notamment sur son CPA.