‍Le premier rappel des factures impayées en tant que professionnel : ce que vous devez savoir

Lorsque votre entreprise fournit des services à d’autres, il est tout à fait naturel d’attendre un paiement pour ces services. Et si la plupart des clients paient dans un délai raisonnable, il arrive que certains prennent plus de temps que prévu pour régler leurs factures. Lorsque cela se produit, vous devez mettre en place des processus qui non seulement protègent votre entreprise contre des pertes potentielles, mais qui garantissent également que vous serez payé le plus rapidement possible. Dans cet article, nous examinons l’importance de l’escompte de factures lors de la facturation de services et comment il peut aider les entreprises à recouvrer plus rapidement les factures impayées en réduisant le coût initial pour les vendeurs.

Pourquoi une relance est-elle importante ?

Si un client vous doit de l’argent, il est important de suivre les bonnes pratiques de recouvrement pour vous assurer qu’il vous paie le plus rapidement possible. Si la meilleure pratique consiste à envoyer une lettre de relance dès qu’une facture est en souffrance, vous pouvez attendre pour envoyer cette lettre si votre client a une grande valeur ou si vous êtes en train de négocier un plan de paiement. Pourquoi ? Parce que si vous le faites avant d’avoir essayé d’engager le dialogue avec le client, celui-ci risque de se mettre sur la défensive et d’interrompre toute communication ultérieure. Si vous traitez avec une grande entreprise, vous devrez peut-être envoyer plusieurs communications avant d’atteindre la bonne personne pour discuter du problème. Après un certain temps, si un client ne répond pas, vous devrez entamer le processus de recouvrement.

Que contient une lettre de relance ?

Une relance est le processus que vous utilisez pour informer officiellement votre client qu’il n’a pas payé une facture. La relance comprend tout, du premier rappel au dernier avis que vous envoyez avant d’engager une action en justice. Votre première communication à un client doit être un rappel amical que la facture est en souffrance. Idéalement, vous devriez envoyer ce rappel dans les 10 jours suivant la date d’échéance. Incluez des informations de base sur la facture, telles que la date, le montant et les conditions de l’accord. Si le montant est en retard, utilisez une lettre de relance standard pour informer le client que son compte est en retard et que des mesures peuvent être prises pour recouvrer le montant. La lettre de relance doit également contenir des informations sur les actions en justice que le vendeur peut entreprendre en cas de non-paiement de la facture.

Quel type de relance dois-je utiliser ?

Il existe différents types de relances que vous pouvez utiliser en fonction de la situation, notamment de la durée du retard de paiement de la facture et du type de client. Voici quelques types courants de relances. 

• Première relance : Utilisez cette relance lorsque le montant est en souffrance depuis moins de 30 jours. Vous pouvez envoyer une première relance pour une facture en retard de 30 jours, mais uniquement si le montant dû est relativement faible. 

• Dernier avis : Cet avis est réservé aux situations où le montant est extrêmement en retard et où vous êtes en droit d’intenter une action en justice. C’est le dernier avis que vous devez envoyer avant d’intenter une action en justice. 

• Avis juridique : Si un client bénéficie d’un plan de paiement, vous pouvez envoyer un avis légal lorsque les conditions de l’accord ont été violées. 

• Avis de retard de paiement : Utilisez ce type d’avis si le montant en souffrance est relativement faible et si le client est une petite entreprise.

Quel est le délai pour le recouvrement d’un contentieux entre commerçants ?

Si les délais peuvent être très différents dans d’autres cas, le recouvrement d’un contentieux peut avoir un délai différent en fonction de certains cas bien définis. En effet, on parle dans ce cas précis de créance commerciale. Dans ce cas précis, d’autres articles de lois entre en vigueur (voir la page : recouvrement contentieux) et indiquent alors un délai maximal pour se faire payer. Le délai annoncé peut aller jusqu’à 5 ans au total, ce qui reste considérable pour certaines entreprises qui ne peuvent pas toujours se permettre d’attendre aussi longtemps.

Pour cette raison, il est toujours préférable de recourir à d’autres solutions, car cette procédure est réputée pour être très longue. Par ailleurs, le traitement d’un recouvrement pour l’entreprise qui fait la demande peut aussi représenter un temps conséquent au quotidien. Dans ce cas, il est parfois préférable de se tourner vers des outils en ligne, d’autres conseils pour se faire payer dans des délais plus courts, ou encore vers des professionnels spécialisés dans le recouvrement de contentieux. Néanmoins, il faut noter qu’il y a malheureusement toujours un risque de ne pas se faire payer pour l’entreprise qui demande le recouvrement. 

Comment envoyer le premier rappel ?

Il est important d’envoyer un avis de rappel le plus rapidement possible lorsqu’une facture est en souffrance. Idéalement, vous devriez envoyer le premier rappel dans les 10 jours suivant la date d’échéance. Lorsque vous envoyez le premier rappel, soyez amical et professionnel. Ne menacez pas le client de recouvrement ou d’action en justice. Dites-lui plutôt que vous apprécieriez un paiement rapide et que vous préférez résoudre le problème de manière informelle. Si vous avez conclu un accord avec le client sur les conditions de paiement, faites référence à cet accord dans votre rappel. Faites savoir au client que la facture est en souffrance et que les termes de l’accord exigent un paiement avant une certaine date.

Conclusion

La facturation est un élément important de la gestion d’une entreprise, mais il peut être difficile de recouvrer des factures en souffrance. Heureusement, il existe plusieurs moyens d’accélérer le paiement, comme l’envoi d’une lettre de rappel amicale et le recours à des pratiques de relance. L’utilisation de ces méthodes peut vous aider à recouvrer l’argent qui vous est dû et à rester à flot sur le plan financier.