La facture électronique devient obligatoire en 2024 : Etes-vous prêt ?

À partir de janvier 2024, la facture électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Cette réglementation vise à moderniser et simplifier les processus de facturation tout en réduisant les coûts et en améliorant la sécurité. Cette nouvelle réglementation nécessite de se préparer et de bien comprendre les aspects obligatoires et les obligations légales qui en découlent.

Les avantages de la facture électronique

La mise en place de la facture électronique présente plusieurs avantages pour les entreprises :

• Réduction des coûts : La dématérialisation des factures permet de diminuer les frais liés à l’impression, l’affranchissement et le stockage des documents papier.
• Simplification des processus : L’échange de factures électroniques facilite le traitement, le suivi et l’archivage des documents comptables.
• Amélioration de la sécurité : Les factures électroniques sont moins susceptibles d’être perdues ou endommagées et présentent un risque réduit de fraude.
• Réduction de l’impact environnemental : La dématérialisation des factures contribue à diminuer la consommation de papier et les émissions de CO2 liées au transport des documents.

Les obligations légales liées à la facture électronique obligatoire

Obligation de réception des factures au format électronique

À partir de 2024, toutes les entreprises françaises devront être en mesure de recevoir et traiter les factures sous format électronique. Cette obligation concerne aussi bien les petites et moyennes entreprises que les grandes entreprises et les administrations publiques. Un article complet est accessible ici : www.freedz.io/facture-electronique-2024 si vous souhaitez approfondir votre lecture et comprendre tous les changements auprès d’un acteur référent sur le marché.

Format et normes à respecter pour les factures électroniques

Les factures électroniques doivent être conformes aux normes et formats définis par l’administration fiscale. Elles doivent notamment être :

• émises sous forme de fichiers structurés selon le standard Factur-X,
• signées électroniquement avec une signature numérique qualifiée,
• archivées pendant une durée minimale de dix ans.

Notez que la simple numérisation d’une facture papier ne suffit pas pour respecter ces exigences.

Comment se préparer à la facture électronique obligatoire ?

Choisir une solution adaptée à son entreprise

Pour répondre aux exigences de la facture électronique obligatoire, il convient de choisir une solution qui permette de générer, envoyer, recevoir et archiver les factures au format électronique. Plusieurs options sont possibles :

• Utiliser un logiciel de facturation en ligne,
• Opter pour une solution intégrée à son système d’information (ERP, CRM, etc.),
• Faire appel à un prestataire spécialisé dans la dématérialisation des factures.

Pour une solution adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise, en prenant en compte notamment les coûts, la facilité d’utilisation, l’intégration avec les autres outils informatiques et les fonctionnalités proposées.

Former ses équipes aux nouvelles pratiques

La mise en place de la facture électronique implique de changer certaines habitudes et pratiques au sein de l’entreprise. Le premier chantier au sein de votre structure est d’informer et former les collaborateurs concernés (comptabilité, administration, commercial, etc.) aux nouvelles méthodes de travail liées à la gestion des factures électroniques.

Développer les compétences internes en matière de sécurité numérique

Le passage à la facture électronique représente également un enjeu en termes de sécurité informatique. Les entreprises doivent s’assurer que les factures électroniques sont stockées et archivées de manière sécurisée, tout en garantissant leur confidentialité et leur intégrité. Pour cela, il peut être nécessaire de renforcer les compétences internes en matière de cybersécurité ou de faire appel à des experts externes pour accompagner l’entreprise dans sa transition vers la facturation électronique.

Anticiper les impacts sur la relation client

Enfin, la facture électronique obligatoire peut avoir des conséquences sur la relation avec les clients et fournisseurs de l’entreprise. Il est important d’informer en amont ces partenaires de la mise en place de la facturation électronique et de leurs obligations à partir de 2024. Cela permettra d’éviter les incompréhensions et de faciliter la collaboration entre les différentes parties prenantes.

Si ces quelques lignes n’ont pas permis d’éclaicir toutes les zones d’ombre, retenez que la facture électronique obligatoire à compter de 2024 représente un changement majeur pour les entreprises françaises. Pour réussir cette transition, il faut comprendre les enjeux, les obligations légales et les impacts sur l’organisation. En anticipant ces défis et en se préparant dès maintenant, les entreprises pourront tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique.