rendre plus efficace la facturation
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Nos conseils pour améliorer l’efficacité des logiciels de facturation

Il peut être difficile de rester au fait de toutes les exigences de facturation de vos clients. Compte tenu de la diversité des secteurs d’activité, des entreprises et des services au sein d’une même société, garder la trace de tout peut-être un travail à plein temps.

Pour aggraver les choses, il se peut que vous travailliez avec une équipe dont certains membres s’occupent de la facturation. Si cette situation vous semble familière, vous n’êtes pas le seul. De nombreuses entreprises ont du mal à faire face au volume de factures qu’elles reçoivent et gèrent.

C’est pourquoi vous devez mettre en place un système de facturation qui vous aidera, vous et votre équipe, à garder le contrôle. Dans cette optique, voici quelques conseils pour améliorer l’efficacité de votre logiciel et tirer le meilleur parti de votre temps.

Planifiez votre facturation

Bien qu’il soit important de rester à l’avant-garde, vous obtiendrez un meilleur rendement de votre temps si vous planifiez à l’avance. Cela inclut la manière dont vous allez suivre et facturer vos clients, ainsi que la manière dont vous allez percevoir les paiements.

Vous ne pouvez pas utiliser efficacement vos outils de planification, de flux de travail ou de documentation si vous ne disposez pas d’une documentation claire sur la manière dont vous allez les utiliser. Assurez-vous de bien comprendre les besoins de vos clients et d’avoir planifié en conséquence.

Rationalisez votre processus d’approbation

Le processus d’approbation des factures de vos clients peut être une source importante de retard. Si vous avez un grand nombre de clients et que chacun d’entre eux nécessite une approbation distincte, vous risquez de passer un temps considérable à traiter des questions de routine.

Envisagez de rationaliser votre processus d’approbation en créant un formulaire standard que vous pourrez utiliser pour tous vos clients. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour vous assurer de couvrir toutes les bases nécessaires, tout en gardant le processus aussi rapide et efficace que possible.

Un processus d’approbation simplifié allégera votre charge de travail et vous permettra de consacrer votre temps aux questions qui comptent vraiment.

Utiliser un logiciel tiers intégré

De nombreuses entreprises stockent les informations relatives à leurs clients dans leur propre logiciel. S’il est compréhensible que vous souhaitiez conserver votre système, cela ajoute des étapes supplémentaires et peut entraîner des erreurs.

Envisagez d’intégrer un logiciel tiers à votre processus de facturation pour vous faciliter la tâche, à vous et à votre équipe. Il peut s’agir de services tels que Freshbooks.

Les logiciels tiers intégrés vous permettent de vous connecter aux comptes de vos clients et de synchroniser automatiquement les informations, notamment :

  • Les informations de facturation.
  • les coordonnées des clients, telles que les adresses, les numéros de téléphone et les informations sur les comptes
  • l’activité quotidienne, comme les dates d’échéance, les rappels de paiement et les factures.

Le fait de pouvoir accéder à ces informations via un navigateur web vous fera gagner du temps et vous épargnera des efforts, tout en vous assurant qu’elles sont exactes et à jour.

Automatiser les tâches récurrentes

De multiples entreprises ont des clients avec lesquels elles traitent régulièrement. Peut-être avez-vous un nombre déterminé de transactions par mois ou un certain nombre de mois depuis votre création que vous devez facturer.

Quel que soit le cas, vous pouvez vous retrouver à passer un temps considérable à traiter les mêmes types de factures, encore et encore.

Pour aggraver les choses, de nombreuses entreprises constatent que leurs systèmes automatisés ont été sur utilisés au point qu’ils sont incapables de traiter les nouveaux clients.

Pour éviter que cela ne se produise, vous devez vous assurer que vous automatisez souvent les tâches de routine. Cela inclut l’automatisation du traitement des factures en souffrance et le suivi du nombre de fois où vous avez envoyé une facture à un client particulier.

Ne négligez pas les petites choses

S’il est important d’avoir un aperçu clair des grandes tâches que vous allez accomplir, il est tout aussi important d’avoir un plan détaillé pour les petites choses. Il s’agit notamment de savoir comment vous allez traiter les problèmes récurrents, comment vous allez répondre aux demandes et comment vous allez gérer vos relations avec les clients.

Le processus de facturation est l’un des points de friction les plus courants pour les petites entreprises. Cependant, avec quelques ajustements, vous pouvez faire en sorte que votre logiciel fonctionne plus efficacement pour réduire le temps nécessaire au traitement des factures de vos clients.

En utilisant de manière créative vos outils de planification, de flux de travail et de documentation, ainsi qu’en intégrant des logiciels tiers et en automatisant les tâches récurrentes, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps et créer un système de traitement des factures qui fonctionne au mieux pour votre entreprise.