Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?

Dans une entreprise, la gestion de la paie des salariés est fastidieuse et chronophage. Il existe plusieurs possibilités. L’entreprise garde le contrôle total sur la paie en interne, c’est l’internalisation avec un logiciel gestionnaire de paie.

Elle confie une partie ou la totalité du traitement de la paie à un expert-comptable ou à un cabinet spécialisé. C’est l’externalisation partielle ou totale (outsourcing).

Trouvez ici les informations pour déterminer votre choix.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

En externalisation totale, l’employeur confie le développement complet de la paie à un prestataire spécialisé externe. Celui-ci s’occupe de la saisie du bulletin de paie pour chaque salarié, du calcul des charges et des déclarations sociales. Il tient compte des congés payés ou pour maladie et des heures supplémentaires. Ce prestataire contrôle aussi les arrivées ou départs parmi le personnel, établit les contrats de travail ou de fin de collaboration avec le solde de tout compte. Tout cela selon un devis bien négocié.

L’employeur, lui, échange chaque mois par mail les informations variables des salariés.

Une solution intermédiaire est l’externalisation partielle avec une répartition précise des tâches entre l’employeur et l’expert-comptable ou le prestataire spécialisé dans la gestion de paie.

Comment se fait une externalisation de la paie ?

Actuellement, il existe des logiciels de gestion de paie ou des plateformes interactives en SaaS (Software as a Service). Cela permet des échanges sécurisés entre l’employeur et le prestataire en gestion de paie.

Après une formation et un accompagnement par le cabinet spécialisé, il est facile à l’employeur de communiquer les variables mensuelles de chaque salarié. Ces échanges se font par mail ou directement dans le logiciel gestionnaire de paie.

Celui-ci, selon son niveau de développement, a un accès direct aux organismes officiels comme l’URSSAF (Union de Recouvrement de la Sécurité Sociale et des Allocations Familiales) ou les Impôts.

Pourquoi vouloir externaliser le paiement des salaires ?

La France a, avec le Brésil, le bulletin de paie le plus complexe au monde. La législation fiscale et sociale évolue rapidement et il est bien difficile pour une entreprise de se tenir au courant.

Confier la gestion et le contrôle de la paie à un cabinet expert-comptable apporte un gain de temps considérable aux salariés du service comptable.

Le bénéfice financier dépendra du nombre de salariés concernés et de l’importance de la saisie de bulletins de paie en interne.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la gestion de la paie permet à l’entreprise de rester concentrée sur la qualité des tâches principales ou à meilleure valeur ajoutée.

L’employeur garde la maîtrise du coût fixe de production de chaque bulletin de paie. (environ de 20 à 30 € par mois et par bulletin de paie) et évite les coûts cachés.

En général, cette solution d’externalisation conduit à 20 à 30 % d’économie. Il ne doit pas se soucier du recrutement supplémentaire en cas d’augmentation rapide de cette activité. Ni même de l’absence du salarié qui serait l’unique responsable de la paie (congé, maladie, démission subite).

L’externalisation à un prestataire gestionnaire de paie évite aussi des erreurs qui peuvent entraîner des pénalités financières graves. Le prestataire qui est chargé de la gestion de la paie utilise ses propres infrastructures et donne un certain accès à ses outils informatiques déjà approuvés. Il profite d’économies d’échelle en traitant plusieurs clients.

L’employeur ne doit pas s’informer, tester et acheter une nouvelle solution digitale. De même, il n’est pas nécessaire de recruter des salariés hautement compétents ou de payer une formation à un coût élevé à un ou plusieurs salariés du service comptable.

Ce prestataire gère aussi des missions annexes comme la production de contrats d’embauche ou de fin de collaboration avec solde de tout compte. Le prestataire s’occupe aussi de déclarations de charges sociales ou fiscales et des arrêts maladie ou pour accident. Il tient à jour les registres obligatoires.

Son équipe d’experts et de juristes en droit social peuvent conseiller l’employeur sur les nouvelles législations sans cesse modifiées.

Pour l’employeur, il est possible d’obtenir des tableaux de bord avec une visualisation plus explicite et des simulations selon les types de rémunération (avantages en nature, primes…). Cela autorise une meilleure maîtrise de la masse salariale et de concentrer son attention sur les enjeux importants.

La solution d’externalisation de la gestion de la paie convient mieux aux TPE ou (Très Petites Entreprises) et aux Petites et Moyennes Entreprises. Celles qui occupent moins de 250 salariés. Comparez le devis du coût de production des bulletins de paie aux charges des salariés dédiés durant plusieurs jours à la gestion de la paie.

Quels sont les inconvénients de l’externalisation de la paie ?

Si l’externalisation de la paie offre beaucoup d’avantages à un employeur, il y a néanmoins certains inconvénients avec cette solution.

Tout d’abord, cela crée de fortes dépendances vis-à-vis du prestataire ou du cabinet spécialisé dans la gestion de la paie. Il détient toutes les informations importantes dans ce secteur. Pour y remédier, l’employeur doit prévoir une seconde solution d’archivage avec accès aux supports.

En cas de litige ou de volonté de changement de prestataire, ce dernier peut retenir les données salariales et administratives d’une entreprise. Cela pourrait entraîner des conséquences fâcheuses pour l’employeur ou de grosses erreurs de gestion.

Quelles entreprises peuvent être amenées à recourir à des cabinets de gestion de la paie ?

Les services d’externalisation de la paie sont généralement utilisés par les entreprises leaders dans le développement de logiciels. Ces dernières disposent de nombreux salariés, ce qui complexifie la gestion de la paie, d’où la nécessité d’externaliser cette tâche. Toutefois, ceux-ci sont également employés par d’autres entreprises de toutes tailles souhaitant profiter des avantages de cette solution. En effet, grâce à ce type de service, vous disposez d’une approche personnalisée s’adaptant aux besoins de votre entreprise.

En faisant appel à un cabinet de gestion de la paie, il vous est possible d’opter pour deux approches différentes. Dans un premier temps, vous pouvez externaliser l’intégralité de la gestion des paies, et vous en remettre entièrement au cabinet. Dans un second temps, un logiciel peut être installé au sein de votre entreprise pour faciliter la gestion en interne. Le cabinet s’occupe alors des divers paramétrages et s’assure du bon fonctionnement suite à l’installation par son équipe.

Ainsi, si vous préférez continuer de gérer les paies dans votre entreprise, vous disposez d’un plus grand contrôle. À l’inverse, en accordant votre confiance aux cabinets, la gestion de la paie n’en est que plus facile. Le choix est alors à adapter aux besoins de votre entreprise, même si vous pouvez compter sur un accompagnement.