Un ordinateur avec un logiciel de paie
Entreprise

Comment fonctionne un logiciel de paie ?

La gestion des salaires dans une entreprise nécessite une mise à jour quotidienne de la présence et des prestations des employés. De plus, la législation sociale dans le domaine évolue régulièrement.

Pour le gestionnaire de paie, il est essentiel de disposer d’un logiciel adapté qui réalise ces tâches avec efficacité.

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?

Il s’agit d’un programme qui calcule la rémunération de chaque employé en fonction des indications actualisées fournies par le responsable des salaires. Parmi les informations individuelles, il y a les heures prestées, les heures supplémentaires, les congés légaux ou pour maladies, les absences, les retards, l’ancienneté, les primes et autres.

Cela représente un gain de temps appréciable dans l’édition des fiches de paie grâce à l’automatisation. Il est plus complet qu’un simple tableau Excel. Par la suite, les fiches de paie peuvent être stockées et mises à disposition des salariés dans un coffre-fort en ligne comme Arkevia.

Que pouvez-vous attendre d’un logiciel de paie ?

En plus de la gestion interne des fiches de paie, les fonctions sont nombreuses :

  • ce type de logiciel tient compte des données sociales actuelles
  • les informations sont mises à jour facilement et sont sécurisées grâce à des sauvegardes fréquentes
  • le programme donne accès à des documents comme le contrat de travail ou le solde de tout compte
  • le transfert est possible vers d’autres logiciels utilisés dans l’entreprise (par exemple en comptabilité s’il est compatible avec Ciel ou Sage)
  • en mode collaboratif, les salariés peuvent envoyer directement les notes de frais ou une demande de congé
  • la préparation des bordereaux de cotisation est prévue
  • la télédéclaration directe aux services officiels fait partie intégrante des possibilités ou est en option. C’est le cas pour la DADS (déclaration annuelle des données sociales) ou la DUE (déclaration unique d’embauche).

Certains logiciels gèrent aussi l’évolution de carrière, l’emploi du temps, les formations et l’augmentation des compétences.

Comment choisir le logiciel qui vous convient ?

Les offres sur le marché sont très nombreuses. Cela va de versions assez basiques avec l’édition simplement des fiches de paie à des logiciels très évolués en connexion directe avec les services officiels et spécialisés selon les secteurs professionnels comme le BTP.

Pour bien choisir celui qui vous convient, comparez les devis mais surtout voyez la compatibilité avec les logiciels en liaison utilisés dans votre entreprise. Envisagez aussi le remplacement éventuel de ces derniers pour une meilleure efficacité. Considérez les fonctionnalités offertes surtout en télédéclaration avec les départements gouvernementaux, les mises à jour régulières dans le secteur social ou fiscal.

Voici quelques questions que vous devez vous poser :

Qu’en est-il de l’installation sur un ou plusieurs postes ? Avez-vous droit à un essai gratuit, une formation personnalisée et un suivi durant combien de temps ? Y-a-t-il un service après-vente et une aide en ligne ?

Le meilleur est de recourir à une équipe de professionnels qui vous conseillera de manière judicieuse et vous épaulera ensuite jusqu’à bien maîtriser le nouveau logiciel de paie.