L’archivage électronique des fiches de paie avec Arkévia !

Avec le développement d’internet et des documents dématérialisés, des entreprises proposant des coffres-forts numériques ont vu le jour. Elles vous proposent l’archivage des documents de toute sorte et ce en toute sécurité.

Commnent cela fonctionne concrètement ? On vous dit tout dans cet article !

Comment est arrivé le bulletin de paie électronique ? 

Le format de bulletin de paie électronique est apparu dans les années 2000, plus particulièrement en 2009 en France, pour permettre aux employés de chaque entreprise de pouvoir consulter leurs fiches de paie de manière dématérialisée. 

Plus d’informations ont été données lors de la loi travail du 8 août 2016 ou loi El Khomri. De ce fait, les employeurs ont maintenant le droit d’utiliser cette méthode sans demander son avis à l’employé. 

Le but était donc à la fois de simplifier les démarches du service des Ressources Humaines, et de payer moins de ressources pour l’impression de ces papiers, mais aussi de permettre aux employés de consulter leurs documents quand ils le souhaitent, et surtout de ne pas les perdre. 

Ainsi, grâce au développement de ce bulletin de paie électronique, des entreprises se sont spécialisées dans la vente de services de coffre-forts numériques aux entreprises afin d’archiver ces documents importants. C’est le cas d’Arkevia ! 

Qu’est ce qu’un coffre-fort numérique ?

Un coffre-fort numérique chez Arkevia ou chez un autre concurrent, n’est autre qu’un espace de stockage très sécurisé dans lequel l’entreprise va pouvoir y déposer tous types de documents. La plupart du temps ce sont des fiches de paie, mais cela peut être aussi des documents officiels de la marque, des pièces d’identités, des factures… 

L’utilisation d’un coffre-fort a de nombreux avantages comparativement au papier : 

• Les documents électroniques sont protégés sur votre espace personnel, vous ne pouvez donc pas vous les faire voler ou les perdre

• Vous pourrez accéder à vos documents à tout moment, même lorsque vous ne ferez plus partie de l’entreprise concernée 

• Ce type de coffre-fort proposant la dématérialisation des documents officiels ont la même valeur que des papiers officiels et originaux. ce sont des documents à valeur probante et à valeur juridique. Ce ne sont pas des copies.

• Les documents sont conservés pendant 50 ans pour une meilleure traçabilité au fil des années

A savoir : Le respect de la réglementation est assurée avec Arkevia, votre coffre-fort vituel d’archivage numérique.

Comment cela fonctionne pour l’employeur et l’employé ?

Pour l’employeur 

Dès que cela sera nécessaire, l’employeur va pouvoir déposer sur le coffre-fort électronique les documents numériques importants qu’il aura besoin de partager avec ses salariés. Tous les éléments enregistrés sur cet outil de stockage seront archivés de manière fiable et sécurisée conformément aux obligations légales imposées par la France. 

Pour ce qui est de la capacité de stockage, il faudra voir directement avec Arkevia la meilleure solution selon votre besoin.

A savoir : l’employeur est tenu d’informer son employé de la distribution des bulletins de paie sous format électronique mais il n’a pas besoin de son accord. 

Pour l’employé 

Une fois les documents transmis par son entreprise, chaque salarié reçoit une notification par email l’invitant à aller consulter son compte personnel et les nouveaux fichiers numériques enregistrés. 

Arkevia permet aux employés de pouvoir créer des répertoires afin d’avoir une gestion des documents électroniques optimale. Il pourra aussi partager des documents s’ils le souhaitent ou les télécharger au format PDF. 

Tous ces documents sont bien évidemment confidentiels et ne peuvent pas être visibles par n’importe qui. C’est un stockage sécurisé.

Si jamais le salarié ne souhaite pas recevoir ses documents de manière digitale et préfère recevoir les documents sur support papier, cela est aussi envisageable. Vous devez alors indiquer à votre employeur votre souhait dans un délai de 30 jours suivant votre arrivée dans l’entreprise. Passé ce délai, l’archivage des données se fera automatiquement par documents numérisés.

Comment consulter les documents sur un coffre fort numérique ? 

Le coffre-fort Arkevia a l’avantage d’être disponible sur le lieu de travail de la personne mais également de son domicile. Il faut juste une connexion internet pour s’y connecter. 

Le service d’accès aux documents est bien évidemment accessible en illimité, 24h sur 24 et 7 jours sur 7 depuis un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.

C’est un espace sécurisé, donc vous y accéderez grâce à des identifiants que votre entreprise vous communiquera. 

Les avantages 

Comme vous vous en doutez, l’utilisation d’un support dématérialisé offre de nombreux avantages pour les entreprises qui décident de franchir le pas du coffre-fort numérique et du stockage de documents comme les bulletins de paie électroniques. 

• Un gain de temps et une simplification des tâches pour le service de Ressources Humaines car ils n’ont plus besoin d’imprimer l’intégrité des documents nécessaires au focntionnement de l’entreprise : bulletin de salaire, documents physiques…

• Diminution des coûts relatifs à l’impression justement de ces documents chaque mois.

• La confidentialité des données : personne d’autre que vous ne peut avoir accès à ces documents et données stockés sur votre coffre-fort virtuel

• La conservation des documents dans un endroit plus sûr : la numérisation des bulletins de salaire ou autres documents administratifs sur un coffre numérique demandant à chaque personne une authentification avec des mots de passe permet d’avoir une conservation sécurisée des documents personnels de chacun

• Une meilleure image du service des Ressources Humaines dans le sens où ils ont une démarche innovante et écologique 

• L’expérience salarié est meilleure et il est plus autonome. Il pourra être en mesure de télécharger les pièces justificatives dont il a besoin au cours de sa vie sans les demander au service RH