Quels sont les avantages d’un outil de gestion de projet ?

L’organisation d’une entreprise est à la base de son activité. Mais les tâches multiples et la coordination des membres du personnel influent sur la réalisation des projets, par conséquent, n’avez-vous déjà pas pensé à installer un logiciel de gestion de projets ?

Cet outil informatique vous aidera à mieux répartir les tâches de chacun : vous gérez plus efficacement le temps, les matériels et ressources, le personnel et les finances dans le but de réussir un projet dans les délais impartis.

Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion de projets va optimiser la mise en place des objectifs de ce projet. Ce programme améliore la planification et la répartition des différentes tâches et des ressources matérielles et financières.

Grâce à ces outils, la collaboration entre les équipes se fait beaucoup mieux et les informations sont partagées régulièrement, actualisée en temps réels et cela diminue les réunions chronophages. Le chef de projet a une meilleure vision globale de l’état d’avancement du projet et tout cela contribue à une meilleure productivité de l’entreprise.

Quel logiciel permet de planifier un projet ?

Il existe sur le marché une multitude de logiciels de gestion de projets.

Pour pouvoir faire votre choix, consultez un comparatif des logiciels de gestion de projet .

Toutefois, voici quelques précieux conseils de notre rédaction pour choisir le logiciel qui convient le mieux à votre situation. D’une part, plusieurs critères peuvent impacter par rapport à l’outil final : l’activité, la taille et la complexité de l’entreprise.

Également, comme critère, le nombre d’utilisateurs prévu et la communication entre les équipes constituent deux points importants.

• Clickup et Trello sont des logiciels de gestion de projets tout-en-un qui combinent toutes une série de fonctionnalités. Le stockage et le partage de documents, une messagerie performante, le suivi de la réalisation des tâches en temps réel, l’automatisation en sont des exemples.

• Notion propose une intégration avec un CRM (customer relationship management) qui permet de gérer la relation client et la facturation. Le logiciel de gestion de projets dispose de templates adaptables.

Comme pour tous les outils, vous allez chercher à comparer les fonctionnalités requises, la facilité de prise en main et d’utilisation et les interfaces visuelles viennent encore préciser le type de logiciel intéressant. La modularité, la personnalisation et les possibilités d’extension futures peuvent être à terme des critères de choix.

Quels avantages à l’utilisation d’un outil de gestion de projet ?

Une entreprise qui utilise un bon logiciel de gestion de projet augmente sa productivité, donc sa rentabilité.

Les projets sont de meilleure qualité et réussis dans les délais exigés par les clients. Chaque collaborateur apprécie beaucoup mieux son rôle et respecte le timing. Les équipes fonctionnent de manière plus efficace.

Cela évite aussi des erreurs d’incompréhension, des retards inutiles par exemple dans la recherche d’informations auparavant dispersées. Les ressources en matériels et en personnel sont gérées de façon plus optimale en évitant des insuffisances.

Une vision claire des différentes étapes et de leur état d’avancement assure au chef de projet un meilleur pilotage vers la réussite de la mission.

Quels sont les coûts pour un outil de gestion de projets ?

Cela va de la gratuité à quelques dizaines d’euros, pour un niveau basique souvent suffisant au début, à un abonnement de plusieurs centaines ou milliers d’euros par mois. Le prix dépend, comme précise plus haut, du nombre d’utilisateurs concernés, du volume de stockage proposé et bien sûr du nombre et de la complexité des fonctionnalités nécessaires. À titre d’exemple, vous pouvez commencer par une version gratuite ou peu chère et ensuite de basculer vers une offre payante plus complète lorsque vous, entreprise grandit.

Il existe des logiciels no code ou low code qui rendent possible la création d’un outil de gestion de projets sans devoir écrire une ligne de code ou si peu. Il y a aussi des logiciels open source dont les codes sont libres d’accès. Mais vous devez vous occuper de l’installation, de la maintenance et des mises à jour, ce qui n’est peut-être pas aisé pour tous.