Établir un planning du personnel en ligne pour le fonctionnement de l’entreprise

Le logiciel de planning du personnel est une aide aux entreprises afin d’organiser et géré les horaires du personnel. L’avantage principal est que le logiciel de planning des membres du staff permet d’afficher côte à côte les calendriers des différents employés de l’entreprise. Les managers peuvent attribuer facilement les tâches aux personnes adéquates. Les employés peuvent également accéder en temps réel à leurs horaires et à ceux de leurs collègues, apporter des modifications au système directement depuis l’interface des plannings et maintenir le processus des plannings à jour en fonction des informations les plus récentes.

Quelles sont les avantages à utiliser un logiciel en ligne ?

Evidemment, l’objectif de ce logiciel est de mieux gérer au mieux les membres du personnel et le matériel en relation avec l’entreprise.

En premier lieu, il va aider à la planification des événements prévus : missions, réunions, rendez-vous, formations, congés, absences annoncées ou d’autres imprévus comme maladies, départ en urgence avec remplacement rapide pour une courte ou longue durée. Cet également, un outil pour informer en permanence sur les disponibilités en ressources humaines.  Le manager assurera l’efficacité de l’entreprise en cernant les dates et périodes de rush à moyen terme. Il faut tenir compte de la législation du travail et de conventions collectives (durée de prestation journalière, hebdomadaire, mensuelle, RTT récupération du temps de travail, congés légaux).

Un autre avantage est d’automatiser la préparation des paiements de salaires et des contacts avec l’administration (URSSAF). Cela évite les pertes de temps, les manipulations multiples, souvent sources d’erreurs.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour un outil de planning du personnel ?

Lorsque vous souhaitez optez pour la mise en place d’un planning en ligne pour votre société, il convient de choisir des fonctionnalités qui vont vraiment vous apporter au quotidien. Voici une liste :

• Planning du personnel en ligne sécurisé
• Accès spécifique par les ayant droits selon le statut (lecture seule, écriture, modifications) par identifiant et mot de passe.
• Communication avec tous les membres du personnel et personnalisée pour chaque salarié par alertes push (e-mail, sms) 
• Présentation simple avec couleurs et icônes et permettant des modifications   aisées
• Personnalisation des tâches selon le service, la fonction, la personne selon un code de couleurs et icônes
• Durée prévue pour chaque activité
• Possibilités d’intégrer la gestion de clients, des impératifs de production, de projets

Critères de choix d’un planning de gestion du personnel en ligne

Parmi les nombreuses possibilités, le logiciel performant choisi libèrera le gestionnaire de l’aspect technique afin qu’il se consacre au mieux à l’organisation et à la planification des activités de l’entreprise.

Il fonctionne en utilisation multitâches et s’adapte aux différents statuts dans l’entreprise (employés, techniciens, formateurs, itinérants, intérimaires) et aussi à la gestion des matériels (véhicules, interventions, maintenance, machines, ordinateurs…) ou des locaux (salles, espaces, ateliers).

Pour gérer au mieux et qu’il soit compréhensible par tous, il a des filtres par groupes, services, projets ou équipes. Il assure la mise en ligne et partage les informations utiles avec les salariés concernés y compris les absents pour déplacement, maladie ou congé. Elle garantit une mise à jour en instantanée pour chaque employé. Petit plus : l’enregistrement du temps réel de travail avec par exemple la pointeuse digitale de Snapshift  reliée au calcul des repos et salaires. Ce logiciel présente aussi de nombreuses fonctionnalités.

Avec un outil de ce type, les salariés peuvent aussi effectuer leurs demandes de congés ou de documents, leurs préférences envisageables. Chaque employé a son propre dossier individuel centralisé au niveau du planning de gestion du personnel Grâce à ce planning du personnel, une meilleure concertation est possible sur les horaires favoris ou acceptables (travail du dimanche pour la restauration, le secteur des loisirs ou les services en permanence (secours, centres d’appels, usines en production continue).

Ce système diminue les absences et les retards. Les salariés ont plus le sourire et augmentent l’efficacité de l’entreprise. Toutefois, un planning parfait n’existe pas et le manager devra parfois trancher avec équité dans les tâches attribuées surtout lors de remplacements inopinés.