Comment faire une relance de facture par e-mail ?

Pour bien fonctionner, une entreprise dépend des revenus de ses activités. Le paiement des prestations par les clients est essentiel, et cela, dans les délais prévus.

Le recouvrement des factures impayées a donc pour objectif de récupérer les montants tout en conservant une bonne relation commerciale avec le client.

Nous vous donnons ici les conseils utiles pour régler cette situation désagréable.

Dans quel cas faut-il relancer un client pour une facture impayée ?

Le processus peut déjà commencer par une notification automatique une semaine avant l’échéance d’une facture. De même, un appel téléphonique amical permet d’anticiper un retard de paiement. Le client peut être mécontent d’une livraison tardive, incomplète ou non conforme. Vous pressentez une difficulté à vous régler dans les délais prévus. Pour entretenir une bonne relation commerciale, vous pouvez envisager une solution à court ou moyen terme.

Cependant, sans avertissement, le client ne paie pas la facture après échéance. Il convient dans ce cas de lui envoyer jusqu’à 3 mails de relance à l’amiable.

Le ton est courtois avec les formules de politesse d’usage, mais de plus en plus ferme. Des exemples sont disponibles sur ce site.

Un courrier postal prend un caractère plus solennel, mais peut choquer le client si le non-paiement est un oubli de sa part.

Comment relancer un client pour une facture impayée ?

Dans la phase à l’amiable, envoyez un mail.

Dans l’objet du mail, présentez précisément le contenu du mail (demande,relance, mise en demeure, facture n°, date, montant)

Les mentions obligatoires à indiquer dans le mail ou la lettre sont : les coordonnées officielles de votre entreprise (nom, adresse, SIRET, e-mail, téléphone), le n° de la facture, le montant dû, la date d’échéance et le mode de paiement. Indiquez vos coordonnées bancaires pour simplifier encore le règlement. Mentionnez également les indications du client.

Attention, vous risquez des amendes si l’une de ces mentions est absente.

Joignez une copie de la facture concernée en augmentant le montant des indemnités de retard prévues et de l’indemnité forfaitaire.

Bien entendu, ne faites pas allusion à une procédure judiciaire dès le premier mail de relance. Le message est court et direct dans les règles de la politesse.

Prévoyez une relance une fois par semaine ou par quinzaine selon le client.

Il est important que cela ne passe pas pour du harcèlement punissable par la loi par une amende de 15000 € et jusqu’à 1 an de prison. Il en est de même si votre courriel ou votre lettre ressemble trop à un courrier par un officier de l’Etat.

Si, après 3 tentatives de relance non satisfaites, le client indélicat ne paie toujours pas, vous êtes en droit d’entamer la procédure contentieuse avec l’aide d’un organisme de recouvrement, un huissier de justice ou un avocat.

Il y a 3 solutions : l’injonction à payer par un huissier, le référé-provision avec convocation du client devant le juge et l’assignement en paiement au fond.

Ces procédures sont de plus en plus complexes et coûteuses. Un particulier dispose de 2 ans pour introduire une action en justice et pour un professionnel, cette durée est de 5 ans.

Voilà pourquoi, il est préférable de régler ces situations de non-paiement à l’amiable.

Souvent, une lettre d’un huissier de justice suffit à raisonner le client mauvais payeur.