réunionite aigue
Entreprise

Comment ne pas tomber dans la réunionite aiguë ?

Il est bien difficile de se consacrer à ses tâches professionnelles lorsqu’il faut participer à plusieurs réunions dans la semaine. Les cadres sont les plus concernés, car ils discutent avec les dirigeants et organisent une autre réunion à l’intention de leur équipe.

Souvent, les réunions sont trop chronophages et jugées peu utiles. La France est réputée pour l’intérêt porté à ces réunions. C’est la réunionite !

Voyons les problèmes que soulèvent les réunions trop longues et trop fréquentes et quelles sont les solutions ?

Qu’est-ce que la réunionite ?

Il s’agit de ce phénomène très répandu dans les entreprises qui consiste à convoquer tout ou partie du personnel d’un département ou d’un service pour une réunion.

Seul le directeur prend la parole pour informer de nouvelles mesures tout en faisant des digressions sans rapport avec l’objectif principal. Cela se reproduit très voire trop souvent. L’attention se perd au bout de 30 minutes déjà pour le quart des participants.et en moyenne après 52 minutes les gens s’occupent avec leur téléphone ou leur ordinateur.

A la sortie, 25 % du personnel se demandent l’intérêt de cette réunion et ont oublié l’ordre du jour. Des études en France et en Suisse concluent qu’en général plus d’un mois de travail complet par an est perdu en réunions dont les 2/3 sont considérées comme inutiles ou mal menées.

La réunionite est souvent un moyen de montrer l’autorité du chef et d’exercer un contrôle sur les subordonnés.

L’essor des réunions depuis le COVID

La pandémie du Covid 19, avec les interdictions de déplacements, a favorisé le télétravail et les réunions par vidéoconférences.

Dans l’ensemble, les managers ont constaté une plus grande efficacité et moins de pertes de temps. Les salariés en redemandent car cela leur laisse une plus grande autonomie à domicile.

En gagnant du temps (jusqu’à 3 heures par jour) sur les déplacements, ils s’organisent mieux à la maison et travaillent plus. Les compétences avec les outils informatiques et les nouvelles technologies se sont accrues (Slack, Trello, Rocket ou Base camp, Hang out, Meet comme applications ).

Cependant, la réunionite frappe aussi les réunions virtuelles et les chercheurs ont constaté une nouvelle forme : le ZOOM burn out (du nom de la plateforme de visioconférence). A noter que cette dernière en 2020 a augmenté de 78 % son chiffre d’affaires en une semaine. D’autres ont multiplié par 1,5 jusqu’5x les demandes

Si vous êtes convoqué plusieurs fois par jour à une réunion à distance pour savoir comment avance le travail de chacun, cela nuit à votre productivité.

Le Covid 19 pouvait être la solution contre la réunionite mais l’usage des NTIC n’a pas changé le management de certains dirigeants.

Comment rendre des réunions plus productives ?

Une bonne réunion est bien préparée en amont, se limite aux personnes réellement concernées, est utile pour discuter de points importants et trouver des solutions concrètes. Elle sert à un dialogue ouvert et constructif et où les collaborateurs peuvent soumettre leurs idées.

La durée ne dépasse pas 45 minutes. Une réunion le lundi matin ou le vendredi soir est improductive. Le personnel doit répondre aux e-mails ou messages et gérer les rendez-vous. En fin de semaine, ce sont les tâches à terminer.

Il est plus intéressant de faire un petit brief debout (stand-up meeting) de 10 minutes par jour qu’une réunion sur chaises de 1h30 par semaine. Changez de cadre pour la réunion et évitez une atmosphère oppressante par des remarques inappropriées.

L’ordre du jour est défini et bien respecté (rôle du time keeper).

Précisez les objectifs (situation, partage d’idées, innovation, recherche de solution ou renforcement des équipes). Un e-mail récapitulatif avec les principales idées émises sera envoyé aux personnes présentes et absentes mais concernées.

Cadrez les points abordés sans dériver.

La méthode du parking consiste pour chacun à écrire en notes sur l’ordre du jour collaboratif (via les applications de gestion des réunions) les idées et remarques.

Si vraiment une réunion importante doit durer, proposez une pause pour se dégourdir un peu et prendre l’air. Les participants reviendront mieux concentrés.

Prévoyez d’alterner les interlocuteurs et confiez différents rôles à vos collaborateurs (animateur, scribe, expert, arbitre du temps).

Les cadres doivent accorder de l’autonomie à leurs équipes et ne pas être présents à toutes les réunions.

Voici quelques questions à se poser en organisant une réunion.

Est-elle utile à tel moment ? Quelles sont les alternatives ?

Quel est le temps de préparation (informations, rapport…) ?

Qui est concerné réellement (décideurs, experts, public à informer, personnes qui mettent en place les décisions) ? Eventuellement un représentant des personnes qui seront affectées par ces mesures.

Les réunions sont nécessaires mais à utiliser avec modération.