Le métier de secrétaire médicale

Vous souhaitez devenir secrétaire médicale ? Vous aimez travailler en ligne ? Nous vous présentons dans cet article le métier de secrétaire médicale à distance. Il est indispensable pour améliorer la gestion des appels entrants au sein d’un Centre Hospitalier ou d’un cabinet médical. En effet, l’existence d’une télésecrétaire médicale évite au médecin d’interrompre une consultation en cours. En outre, la qualité de service d’une secrétaire médicale en ligne est l’image même de l’entreprise. Ainsi, ses tâches nécessitent des compétences et des qualités particulières. Nous vous exposons les missions et l’importance de ce métier aussi bien pour les médecins que pour les patients.

Le mode de fonctionnement et les rôles du télésecrétariat médical

Le secrétariat à distance ou le télésecrétariat est une solution proposée aux diverses entreprises. Il permet aux responsables de confier les tâches de secrétariat à des secrétaires indépendantes. Pour mieux gérer ses appels, tout praticien peut avoir recours à une secrétaire médicale à distance via une entreprise spécialiste en télésecrétariat. L’application ainsi que la télésecrétaire s’adaptent aux aspects du travail et aux charges en matière d’astreinte téléphonique. Un médecin exerçant une fonction libérale ou étant un décideur d’une collectivité peut recourir au service de télésecrétariat. Internet fait évoluer ce service en créant l’organisation de rendez-vous et le planning des clients en ligne. Il suffit de connecter l’agenda médical du praticien à sa ligne téléphonique. Actuellement, le médecin délègue toutes les tâches liées au secrétariat à la télésecrétaire médicale. Ainsi, il n’aura plus les contraintes de remplacer une secrétaire en congé ou en arrêt de travail.

Le rôle principal d’une secrétaire médicale à distance consiste à assurer la permanence téléphonique. Effectivement, quand le médecin est en réunion ou en séminaire, il ne peut pas répondre à des appels téléphoniques. Or, c’est la bonne gestion des obligations téléphoniques qui reflète le service de l’établissement. Grâce au service de télésecrétariat médical, les patients et le médecin sont tous satisfaits. Les patients profitent d’un interlocuteur professionnel à temps plein, sans être obligés d’attendre. Et le praticien bénéficie du soutien d’une assistante à tout moment.

Les compétences et les qualités nécessaires pour exercer le métier

Cette fonction exige des connaissances essentielles qui répondent aux besoins de l’employeur et à ceux des patients.

Les compétences requises

Pour exercer la fonction de télésecrétaire, nous vous conseillons d’abord de suivre une formation au métier de secrétaire médicale. Ce métier requiert également des connaissances perfectionnées en informatique. Une télésecrétaire médicale doit maîtriser la gestion des agendas en ligne ainsi que le système CRM (Customer relationship management ou en français, GRC pour Gestion de la relation client). Ce système consiste à créer, à entretenir et à développer une relation avec chacun des contacts au sein du groupe. Grâce à la GRC, vous pouvez proposer un meilleur service clientèle.

La diversité des tâches à effectuer fait de ce métier un poste clé. Il est évidemment souhaitable d’avoir des connaissances sur la science médicale. L’acquisition de la correspondance médicale, le vocabulaire et les codes dédiés à cette profession s’avèrent nécessaires. Vous êtes également tenue de maîtriser la comptabilité, le français, l’économie de la santé, etc. Avec toutes ces compétences, vous serez une bonne secrétaire médicale à distance.

Les qualités d’une télésecrétaire médicale

D’abord, ce métier est idéal pour les personnes qui aiment être en contact avec les patients. La secrétaire médicale en ligne est une professionnelle qui prend les appels téléphoniques. Elle donne des informations et répond à des questions. Elle doit donc :

• aimer parler aux gens,
• avoir une bonne capacité d’écoute,
• avoir le sens de l’organisation et de l’accueil,
• savoir comment parler au téléphone d’une façon chaleureuse et rassurante.

Il est à noter que la télésecrétaire médicale joue en permanence le rôle d’intermédiaire entre le médecin et les patients. Des compétences relationnelles et une bonne communication sont des atouts. En effet, une secrétaire est toujours tenue d’échanger avec les patients et les médecins. Sa capacité à travailler de manière autonome, efficace et indépendante s’avère très importante, surtout en période de rush. Idéalement, une secrétaire médicale à distance doit toujours faire preuve de sang-froid et d’empathie envers les patients. La discrétion et l’esprit d’équipe sont considérés comme primordiaux.

Si vous avez toutes ces qualités, vous êtes prête à devenir une télésecrétaire médicale performante. Il faut quand même faire attention à votre santé parce que ce poste est éprouvant et fatigant. Cependant, toutes ces qualités sont indispensables, si vous souhaitez travailler dans ce domaine.

Les missions d’une télésecrétaire médicale

Sa mission principale consiste à soutenir le médecin dans son travail quotidien. La communication avec la patientèle reste également la plus connue de toutes. Certes, la secrétaire médicale à distance doit gérer les appels des patients qui souhaitent joindre le médecin. Elle dirige les rendez-vous avec l’agenda en ligne. À part les appels entrants, le télésecrétariat confie d’autres multiples tâches à une secrétaire indépendante d’une façon permanente et ponctuelle. Elle réceptionne et transfère les appels téléphoniques pour assurer la liaison entre plusieurs interlocuteurs. Une secrétaire médicale en ligne exerce d’autres missions, en l’occurrence :

• orienter et conseiller les patients sur les rendez-vous disponibles,
• transmettre des informations entre les patients et le corps médical,
• programmer des consultations ou des téléconsultations,
• tenir, mettre à jour et classer des dossiers médicaux, etc.

La télésecrétaire médicale doit également effectuer la saisie comptable, gérer le courrier et mettre à jour les dossiers des patients. En somme, elle doit prendre des notes et rédiger des comptes-rendus médicaux. À la demande du médecin, elle peut parfois relancer les patients par la procédure automatique de relance. Elle s’occupe aussi des tâches administratives et de la communication avec l’assurance ainsi qu’avec les responsables financiers.

L’importance de faire appel aux services d’une télésecrétaire médicale

L’image de votre cabinet médical ou de votre établissement hospitalier dépend des prestations d’une secrétaire médicale en ligne. L’opinion générale des patients dépend surtout de son accueil et de ses services. En effet, les secrétaires à distance doivent assurer toutes les tâches classiques, depuis la réception des appels à la gestion d’agenda.

Les tâches à confier à une télésecrétaire dépendent de vos besoins. Certains médecins et cabinets débordés demandent seulement un service téléphonique pour les appels entrants. D’autres ont recours à un service permanent pour assurer l’accueil de leurs patients, même pour faire face aux urgences. Nous vous conseillons ainsi de choisir la formule qui s’adapte à votre budget et à vos objectifs. Vous bénéficiez ainsi d’une prestation sur mesure selon la durée et les tâches effectuées.

Le télésecrétariat médical s’avère donc être une solution pratique. Grâce à ce service, vous n’êtes plus obligé de laisser vos patients sans réponse téléphonique lors de vos déplacements. Avec la même ligne téléphonique, la télésecrétaire médicale assure votre remplacement et veille à la bonne organisation du cabinet. Grâce à son aide, vous avez plus de temps pour vous concentrer sur vos patients.

Par ailleurs, sachez que l’externalisation est plus économique, contrairement à un salarié. Elle vous décharge de divers frais tels que les charges salariales, les congés payés et les investissements dans les équipements. Grâce à l’application en ligne, votre cabinet ou votre centre médical jouit d’un gain de temps et d’argent considérable.

Bref, dans beaucoup de domaines, diverses innovations naissent. Le concept de l’automatisation du secrétariat médical à distance en est un exemple. Avoir recours au service du secrétariat médical en ligne améliore la gestion de votre pratique médicale. En déléguant ainsi les relations avec vos patients, l’absence physique de secrétaire ne sera plus un problème. Par ailleurs, le télésecrétariat médical vous permet de profiter d’une plus grande disponibilité, vous offrant la possibilité de vaquer à d’autres activités.