Auto-entrepreneur : comment tenir votre comptabilité à jour ?

Faites appel à un expert-comptable en ligne

Un expert-comptable est un professionnel dont le rôle principal est la tenue des comptes pour les entreprises ainsi que pour les travailleurs indépendants. Le principal avantage qu’il offre à ses clients est un gain de temps important. Plusieurs obligations légales et administratives incombent à un auto-entrepreneur. Elles ne sont pas toujours faciles à appréhender, surtout lorsque l’on ne dispose pas de connaissances dans le domaine de la comptabilité.

Bien que ces obligations aient été allégées pour les auto-entrepreneurs, ils doivent toutefois effectuer certaines tâches comptables :

• la tenue d’un livre de recettes encaissées,
• la tenue d’un registre des achats,
• l’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité,
• la remise des factures aux clients, etc.

Ces tâches peuvent rapidement devenir fastidieuses et chronophages. Si vous êtes auto-entrepreneur, n’hésitez pas à solliciter un devis de la part d’un expert comptable qui pourra vous aider dans vos démarches professionnelles. Vous avez la possibilité de faire cette demande en ligne.

Expert-comptable en ligne : ses différents services

L’expert-comptable en ligne peut proposer diverses prestations à votre entreprise. Ses missions sont similaires à celles d’un cabinet comptable classique, à la différence que les prestations sont effectuées à distance.

La tenue de votre comptabilité

C’est la première mission de tout expert-comptable. Il est le garant des règles comptables et a pour rôle de s’assurer de la bonne tenue de la comptabilité. Il doit également réaliser les comptes de bilan annuel pour l’entreprise. Il doit aussi s’assurer de leur transfert à l’administration fiscale. L’expert-comptable rédige également les déclarations fiscales et de TVA. Il doit vous informer des évolutions de la législation ou de la réglementation dans ce domaine.

Un accompagnement dans les moments clés de votre activité

Un expert-comptable possède des compétences pluridisciplinaires. Il peut vous être d’une grande utilité lors de la création de votre entreprise, de sa reprise, ou de son rachat. Il peut vous conseiller ou vous orienter, que ce soit sur le plan juridique, social, comptable ou encore fiscal.

Par ailleurs, en sollicitant les services d’un expert-comptable, vous avez plus de crédibilité auprès de vos investisseurs.

Les critères pour choisir un expert-comptable

Il existe un grand nombre d’experts-comptables en ligne, mais tous ne se valent pas. Pour faire votre choix, vous devez tenir compte d’un certain nombre de critères.

La fiabilité du professionnel

Le premier critère à considérer dans le choix de votre expert-comptable est son statut. Pour exercer ses fonctions en toute légalité, ce dernier doit être en conformité avec deux règles. Il doit être titulaire d’un diplôme d’expertise comptable (DEC) et être inscrit au tableau de l’Ordre des experts comptables.

Si ces conditions ne sont pas réunies, alors il ne s’agit pas d’un professionnel. Vous pouvez vérifier ces éléments en consultant l’annuaire disponible sur le site de l’Ordre des experts-comptables. Vous aurez juste à renseigner le nom du professionnel que vous envisagez de solliciter et saurez s’il exerce de façon légale ou non.

La réactivité de l’expert-comptable

Dans le choix de votre expert-comptable, vous devez tenir compte de sa réactivité. La comptabilité étant un secteur en perpétuelle évolution, ce dernier devra vous tenir informé des changements survenus dans la législation. Il doit être également en mesure de vous donner des conseils et de réagir rapidement quand il le faut.

Par ailleurs, il doit se montrer disponible. Vous devez savoir s’il travaille seul ou avec des collaborateurs pour le seconder, ou encore s’il a un nombre trop important de clients. Ces éléments vous aideront à déterminer s’il répondra ou non à vos attentes.

L’adéquation entre l’offre de l’expert-comptable et vos besoins

En tant qu’auto-entrepreneur, il est certain que vous avez des besoins précis. Vous devez donc veiller à choisir un professionnel suffisamment compétent pour satisfaire vos attentes. Ce dernier doit entre autres maîtriser les problématiques liées à votre comptabilité.

La comparaison de devis

Connaître le coût des services d’un prestataire est une étape qui vous aidera à choisir le professionnel qui convient au mieux à votre budget. Vous devez donc demander des devis à différents experts-comptables pour pouvoir comparer. Cette demande peut se faire directement auprès du cabinet de l’expert-comptable ou en ligne.

Vous devez vérifier sur le devis un certain nombre d’éléments dont le tarif proposé. Dans les cabinets, on retrouve en général trois sortes de calculs tarifaires :

• les honoraires au forfait,
• les honoraires au temps passé,
• les honoraires au forfait avec possibilité d’ajustement.

Vous pouvez opter pour le mode de calcul qui vous convient le mieux. Vous devez ensuite vérifier les missions que le cabinet se propose de prendre en charge pour votre entreprise. Un autre point essentiel est d’examiner les conditions de l’arrêt du contrat avec votre expert-comptable. Ces informations sont souvent inscrites dans la rubrique « résiliation de la mission » et renseignent les modalités et les conséquences financières d’une rupture de contrat.

Adoptez un logiciel de comptabilité ou de facturation

Pour tenir votre comptabilité sans risquer de commettre des erreurs, vous pouvez vous tourner vers un logiciel de comptabilité. Il s’agit d’un ensemble de programmes informatiques conçus pour assurer toutes sortes de travaux comptables comme l’établissement des états financiers ou la retranscription de toutes les transactions de l’entreprise. Il présente des avantages notables pour l’entreprise qui l’adopte.

Sécurisation du processus de gestion

En ayant recours à un logiciel de comptabilité, vous bénéficiez d’un processus comptable sécurisé et fiable. L’enregistrement des écritures comptables et les centralisations se font de façon automatique, dans les livres journaux paramétrés au préalable. Par ailleurs, le logiciel s’assure de l’équilibre comptable entre le débit et le crédit du livre.

Lorsque le total des débits diffère du total des crédits, l’opérateur de saisie ne peut sortir du journal. Les totaux sont effectués et reportés dans les livres obligatoires : le grand livre et le livre journal.

Gain de temps

Le plus grand atout des logiciels de comptabilité est qu’ils vous font gagner du temps. En rendant les tâches automatiques, ces logiciels simplifient de façon remarquable l’ampleur des travaux comptables. Ils disposent en plus de fonctionnalités qui se faisaient jadis manuellement. Il s’agit par exemple de la création de guides de saisie ou de l’intégration automatique de données.

Adaptabilité des outils

Le logiciel de comptabilité s’adapte à toutes les entreprises et tient compte des besoins de ces dernières. Qu’il s’agisse d’une PME, d’une TPE ou d’une grande entreprise, il répondra à vos attentes. Ces logiciels peuvent être complétés par d’autres solutions de gestion comme : les devis-facturations, la gestion des approvisionnements, la gestion de la paie, etc.

Grâce à la synchronisation du système, le logiciel de comptabilité aide à réduire vos échanges avec votre expert-comptable. Ce dernier peut donc avoir accès à vos données sans devoir se déplacer.

Gardez les duplicatas de vos pièces comptables

En entreprise, les pièces comptables sont très précieuses. D’après la loi, il est indispensable que toutes opérations financières effectuées soient accompagnées de pièces justificatives. Il s’agit par exemple de factures d’achat ou de vente, de bulletins de salaire, etc. Ces pièces doivent être dupliquées et conservées pour plusieurs raisons.

Sincérité des comptes

D’après les obligations législatives, toute entreprise est tenue de délivrer à ses clients une pièce originale qui justifie les opérations financières effectuées entre les deux parties. Une seconde pièce appelée duplicata de l’original sera conservée par l’entreprise. Elle est d’une grande utilité, car elle constitue la preuve d’un achat ou d’une vente.

En cas de perte de ses factures par exemple, le client peut demander à l’entreprise chez qui il a effectué ses achats d’obtenir le duplicata.

Facilité du suivi des comptes

Le duplicata est d’une grande utilité lors du contrôle et du suivi effectués par des professionnels, comme l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes. Ce document doit renseigner :

• les noms des parties,
• l’objet de la transaction,
• la date de l’opération,
• le montant conclu entre les deux parties.

Ces professionnels ont pour rôle de vérifier si les opérations financières effectuées par l’entreprise sont légales et transparentes. Dans le cas contraire, cette dernière pourrait recevoir des sanctions. Les duplicatas sont des pièces importantes pour toutes les entreprises. Il faut les conserver afin de pouvoir retracer facilement votre comptabilité.

Stockez vos documents sur un Cloud

En comptabilité, il faut savoir que toute facture émise doit être conservée 10 ans après sa date d’émission. Pour cela, il est important de trouver un moyen fiable et sécurisé pour les archiver. Le Cloud est une solution très efficace pour stocker les factures. Vous pouvez numériser vos documents et les protéger contre les incendies par exemple. Il permet également d’avoir tous vos fichiers et données à portée de main.

Cette solution aide à réduire les frais d’acquisition de serveurs ou de licences. Un simple abonnement mensuel suffit. En adoptant le Cloud, vous vous libérez des contraintes relatives à la maintenance de votre parc informatique.

En tant qu’auto-entrepreneur, il est essentiel que vous teniez une comptabilité et surtout qu’elle soit à jour. Les tâches liées à cet exercice peuvent être fastidieuses et nécessitent des connaissances dans le domaine. Pour cela vous pouvez faire appel à un expert-comptable qui s’occupera de tout à votre place.

En entreprise, tenir une comptabilité est un élément fondamental. Cela requiert une très grande attention et permet de juger de la situation financière de la société. Les auto-entrepreneurs quant à eux sont soumis à un régime de comptabilité allégé, qui leur donne l’opportunité de gérer eux-mêmes leurs comptes. Ils doivent néanmoins respecter des conditions liées à la régularité des déclarations et à leur clarté. Si vous êtes indépendant, il existe des solutions pouvant vous faciliter la tâche dans la tenue de votre comptabilité.