Comment organiser des événements de networking ?

Le networking consiste à créer un réseau cohérent de professionnels issus de différents secteurs. Ses événements permettent aux membres de rencontrer de potentiels fournisseurs et clients. Voici les principales étapes à respecter pour réussir l’organisation de telles rencontres.

Choisir le lieu idéal pour des événements de networking

Petit-déjeuner ou afterwork ?

Avant d’envisager d’inviter qui que ce soit à un événement de networking, vous devez définir son format. Est-ce qu’il s’agira d’un petit-déjeuner, d’un afterwork ? Et combien de personnes envisagez-vous d’accueillir ? Les réunions professionnelles de réseautage ont bien souvent lieu en dehors des heures de travail. Une fois ces éléments établis, vous pourrez partir en quête de la salle idéale à louer. Pour bien la choisir et être sûre que les gens viennent, préférez les espaces faciles d’accès en transports en commun et situés à proximité d’un parking. Ensuite, pensez à l’identité visuelle.

Identité visuelle et kakémono

Si un PowerPoint projeté sur un mur blanc est incontournable pour présenter les objectifs et les membres du réseau, il est conseillé d’habiller un peu la pièce pour rendre la rencontre plus officielle. Vous pouvez par exemple exposer un kakemono, aujourd’hui l’un des supports de communication les plus populaires. Aussi appelée Roll-Up, cette structure est autoportée, elle présente une impression tendue par un pied facile à installer. En principe, il est toujours utile d’avoir deux kakémonos. L’un peut être placé dans la salle et le second à son entrée.

Pour bien choisir un kakémono, prenez soin de vous renseigner sur la qualité d’impression, l’épaisseur du textile ou de la bâche. Faire le choix d’une structure suffisamment solide et mobile pour pouvoir vous en servir régulièrement et pendant longtemps est certainement l’un des très bons investissements à réaliser. Et pour la mise en page, faites appel à un graphiste de votre réseau !

Invitation par email

Si vous avez pu définir une identité visuelle pour votre réseau, ne vous arrêtez pas en si bon chemin. Profitez-en pour créer une invitation numérique. Elle comportera les informations essentielles à retenir : le lieu, la date, l’heure de l’événement. Elle indiquera également les modalités d’inscription : participation aux frais de location de la salle, au catering, date limite de réponse…

Lister les participants, possibles futurs adhérents du réseau

Le networking vise à réunir des professionnels ayant un point en commun. Il s’agit d’un carnet d’adresses grandeur nature mis en commun par l’ensemble des participants. Aussi organiser de tels événements demande un minimum de préparation. Il faut inviter des personnes qui pourraient travailler ensemble et non des concurrents. Car chaque réunion est l’occasion d’agrandir le réseau et d’avoir de nouveaux adhérents. Pour trouver les personnes à inviter, appuyez-vous sur les membres du réseau, ceux qui sont déjà inscrits. Demandez-leur d’inviter chacun un ou deux contacts.

Établir le déroulé des réunions et favoriser les prises de paroles

Tout l’intérêt d’une réunion de networking réside dans la rencontre professionnelle. Aussi le déroulé de l’événement doit-il tourner autour de celui-ci. Débutez par un accueil informel des participants autour d’un café. Incitez les personnes à parler entre elles. Passé ces premières minutes, prenez le micro et invitez chacun à s’asseoir. Pour plus de convivialité, préférez les tables disposées en U afin que chacun soit au même niveau. Présentez les missions que s’est données le réseau, depuis quand il existe, la fréquence de ses réunions et les avantages d’y adhérer. Donnez ensuite la parole à chaque participant pour qu’il se présente en 5 ou 10 minutes. Enfin, prévoyez suffisamment de temps à la fin pour que les personnes n’ayant pas pu se rencontrer en début de séance puissent encore le faire.

Réussir des événements de networking dépend aussi de l’animateur du réseau qui doit savoir fédérer autour d’un projet.