Comment gérer sa flotte de véhicule d’entreprise ?

La gestion de la flotte de véhicules d’entreprise est une des lignes budgétaires à surveiller de près afin d’assurer une efficacité optimale des véhicules et maîtriser les coûts. Une bonne gestion peut conduire à des économies significatives pour l’entreprise et à une amélioration du service. Est-ce que les outils modernes, comme les logiciels de gestion, peuvent aider à gérer efficacement votre parc de véhicules ?

A quel moment se pencher sur la gestion de sa flotte ?

Dès que vous jugez que les performances de vos véhicules ainsi que celles de vos conducteurs peuvent être optimisées par le biais d’une solution spécifique, il est intéressant d’y consacrer du temps. Une gestion plus pointue apporte de nombreuses données statistiques qui, mises en relation, vont permettre d’améliorer l’efficacité de la flotte et, in fine, de réaliser des économies d’échelle.

Pour ne rien vous cacher, même si cette problématique peut intéresser toutes les entreprises, plus votre entreprise emploie un nombre significatif d’employés itinérants, plus vous êtes susceptible d’y gagner. Les premiers indicateurs à surveiller incluent les coûts de carburant, les frais d’entretien et de réparation, ainsi que l’usure des véhicules. Si, dans votre bilan, ces coûts commencent à représenter une part importante de votre budget ou augmentent de manière significative, c’est un signe clair qu’il est temps d’optimiser la gestion de votre flotte.

Quelles solutions pour gérer ses véhicules ?

Utiliser un logiciel de gestion de flotte

L’utilisation de logiciels spécialisés facilitent la tâche du gestionnaire de flotte en automatisant plusieurs processus complexes. Ces outils permettent de gagner du temps et d’améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle.

Les logiciels de gestion de flotte offrent une solution intégrée pour surveiller et gérer les véhicules en temps réel. Ces logiciels embarquent un certain nombre de fonctionnalités.

• Suivi de la localisation des véhicules via GPS ;
• Surveillance la consommation de carburant ;
• Planification et suivi de l’entretien des véhicules (Ils génèrent des rappels automatiques pour les divers entretiens périodiques et inspections techniques.) ;
• Génération des rapports détaillés sur l’utilisation des véhicules (un bon logiciel de gestion comme celui de webfleet.com tient un journal détaillé des kilomètres parcourus par chaque véhicule avec de nombreux insights).

Les données collectées peuvent ensuite être analysées pour identifier les comportements inadaptés, les trajets non optimisés ou encore les dysfonctionnements techniques sur les véhicules. A terme, ces données vont entrainer des prises de décision qui doivent améliorer chacun de ces aspects.

Confier la gestion de la flotte à un tier externe

Une seconde option consiste à externaliser la gestion de flotte. Elle n’est pas forcément plébiscitée car elle ne s’applique peut-être pas à tous les secteurs, mais force est de constater que confier cette tâche à une entreprise spécialisée peut être une solution avantageuse.

Ces prestataires prennent en charge tous les aspects de la gestion de la flotte, y compris l’entretien, la gestion des carburants et même la formation des conducteurs. Cette approche permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier tout en bénéficiant de l’expertise de professionnels de la gestion de flotte. Pour les types d’entreprises, voici nos recommandations :

• Petites et moyennes entreprises (PME) : Les PME qui n’ont pas les ressources internes pour gérer une flotte de manière optimale peuvent grandement bénéficier de l’externalisation. Cela leur permet de profiter de l’expertise et des économies d’échelle des prestataires spécialisés.
• Grandes entreprises avec des flottes complexes : Pour les grandes entreprises avec des flottes étendues et complexes, l’externalisation peut apporter une gestion plus cohérente et centralisée, facilitant ainsi la standardisation des processus et des pratiques de gestion.
• Entreprises en croissance rapide : Les entreprises qui se développent rapidement et dont les besoins en véhicules fluctuent peuvent trouver dans l’externalisation une solution flexible et évolutive pour gérer leur flotte de manière efficace.

Néanmoins, attention, externaliser signifie déléguer une partie du contrôle de la gestion de flotte à une autre entreprise. Cela peut entraîner une certaine perte de réactivité et de personnalisation dans la gestion des véhicules, surtout si le prestataire ne comprend pas entièrement les besoins spécifiques de votre entreprise. Entourez-vous des bons prestataires et assurez-vous qu’ils puissent répondre de manière favorable à votre contexte.

Enfin, bien que l’externalisation puisse réduire les coûts à long terme, il peut y avoir des frais initiaux pour la mise en place du service et l’intégration des systèmes du prestataire avec ceux de l’entreprise. Cela doit être budgétisé et être en cohérence avec vos ambitions financières du moment.